Ne subissez plus les « stresseurs »
6 Mai 2013
Lu par 1732 personne(s)
Par leur comportement, certaines personnes épuisent collègues et clients sans même s'en rendre compte. Lorsqu'il n'est pas endigué, ce stress finit souvent par peser sur l'organisation de l'entreprise... De la démotivation à la détérioration des relations humaines, ne les laissez pas fragiliser le travail de tous.
Identifiez les « stresseurs » de service
Méfiez-vous des apparences : un « stresseur » propage du stress autour de lui, générant une forte pression et la sensation diffuse d'un problème imminent. Il peut toutefois rester imperturbable, voire manifester de l'étonnement face à l'inquiétude qui parasite le travail de l'équipe.
> Le « passif agressif »
Il est doué d'une force d'inertie considérable : il répond aux demandes de façon évasive, puis se dispense d'agir ou se met à l'ouvrage à la dernière minute. Pourtant, il est capable de travailler vite et bien.
> Le collègue « trop gentil »
Il accepte les demandes sans limite. Mais une fois « à la tâche », il appelle ses collègues à l'aide parce qu'il ne s'en sort pas. Cependant, sa bonne volonté et son esprit de solidarité en font un pilier de la cohésion du groupe.
> L'« agité »
Il ne sait ni s'organiser ni se tenir à un ordre de priorités. Passant sans cesse d'une chose à l'autre, il manque d'efficacité et perd un temps précieux. Toutefois, il sait être réactif face une demande urgente.
> Le « paresseux »Il n'assume pas sa part de travail et multiplie les astuces pour s'abstenir de travailler. Néanmoins, il est capable de trouver des solutions à des problèmes techniques, précisément parce qu'il n'aime pas se fatiguer...
> Le « brasseur d'air »Il irrite par sa conviction inébranlable d'être la clé de voûte de l'équipe tout entière. D'une efficacité toute relative, il stresse ses collègues par l'importance qu'il se donne. Mais il faut reconnaître que sa force de conviction le rend particulièrement doué pour la communication.
> Le « pinailleur »ll coupe les cheveux en quatre et se noie dans les détails. Aussi fait-il perdre du temps à toute l'équipe. Cependant, son goût de la perfection trouverait parfaitement sa place au service qualité.
> Le « distrait » Il commet nombre d'erreurs et de maladresses ; son travail est approximatif et doit toujours être vérifié. Mais ce doux rêveur est plutôt conciliant et accepte les consignes sans rechigner.
Prenez des mesures pour les cadrer
Parce que vous occupez un poste-clé, le devoir de canaliser les individus stressants vous revient. Stoppez-les dans leur élan pour éviter qu'ils n'entraînent tout le monde dans leur sillage, d'autant plus que certains possèdent la particularité de cumuler plusieurs « profils » !
- Composez avec les « allergiques au temps »
Outre les « pinailleurs » ou les « distraits », nombreux sont ceux qui détestent les contraintes de temps. Pour garder le contrôle des opérations, devenez leur métronome.
> S'il s'agit d'un collaborateur
Fixez des objectifs à très court terme à tout collègue distrait ou qui se déconcentre facilement. Fixez-lui des rendez-vous de suivi assez rapprochés. Parce que son imaginaire est fertile, sollicitez ses idées créatives et associez-le à vos séances de résolution de problèmes.
En revanche, dispensez de mission urgente les « pinailleurs » ! Réservez-leur plutôt les missions de vérification et de contrôle dont ils s'acquitteront à merveille.
> S'il s'agit de votre supérieur
S'il est distrait, rappelez-lui souvent les dossiers importants en cours. Anticipez ses oublis en lui précisant, la veille des échéances, l'emploi du temps du lendemain et notamment l'heure de son premier rendez-vous. Et n'oubliez pas qu'un petit mot écrit peut éviter de regrettables « ratages » !
S'il est perfectionniste, ne lui soumettez que des dossiers complets et dûment vérifiés. Pour gagner du temps, mettez toujours en exergue le contenu essentiel d'un rapport, d'un résultat ou encore d'un contrat. S'il se met en tête de « chercher la petite bête », protégez votre équipe : annoncez-lui des délais plus courts pour limiter ses exigences.
- Encadrez souplement les « rebelles à l'organisation »
Pour canaliser des personnes qui stressent leurs collègues parce qu'elles se laissent toujours déborder (les « trop gentils »), sont allergiques à toute règle (les « passifs agressifs », les « rebelles ») ou totalement désorganisées (les « agités »), faites preuve de détermination et d'imagination pour leur imposer des limites.
> S'il s'agit d'un collaborateur
Pour aider une personne « trop gentille » à ne plus se laisser envahir, agissez sur deux plans : demandez-lui de s'engager à remplir toutes ses missions avant d'accepter d'aider quiconque et prévenez l'ensemble de l'équipe. Cependant, confiez-lui régulièrement des tâches où son esprit d'équipe sera remarqué (par exemple, l'orchestration d'un événement festif).
Quant au « rebelle », exigez de lui qu'il réfléchisse à la façon, réaliste et acceptable pour tous, dont il va s'acquitter de ses missions, puis qu'il vous en soumette les étapes pour validation. S'il est d'accord, confiez-lui les missions « spéciales » ou urgentes où il saura se réaliser.
En revanche, efforcez-vous de ne confier que des tâches courtes à un collègue « agité » ou « dispersé » ou fractionnez-les en plusieurs phases, dont vous lui demanderez de vous rendre compte avant d'aborder la suivante. Néanmoins, sachez utiliser sa grande réactivité pour faire face à des surcharges ponctuelles.
> S'il s'agit de votre supérieur
Votre patron ne sait pas dire « non » et se retrouve débordé en permanence ? Il est probablement trop « maternant ». Expliquez-lui quelles répercussions cela entraîne sur les délais et l'humeur de l'équipe. Parallèlement, suggérez-lui de différer systématiquement sa réponse (« Je vais étudier la question et je vous rappelle. »).
S'il a tendance à ne traiter les dossiers que dans l'urgence, proposez-lui de vous mettre d'accord dès le début de la mission sur le calendrier.
Enfin, s'il a du mal à rester concentré, demandez-lui de déterminer les éléments indispensables de chaque dossier et proposez-lui des rendez-vous fréquents pour faire le point.
- Montrez-vous résolu avec les « réfractaires au travail »
Si un « paresseux » ou un « brasseur d'air » stresse l'équipe, usez de fermeté.
> S'il s'agit d'un collaborateur
Donnez des objectifs précis à un tire-au-flanc. Prenez soin de les détailler, puis d'en estimer la durée avec lui. Ensuite, surveillez sa progression. Néanmoins, motivez-le en sollicitant son caractère astucieux pour trouver raccourcis et simplifications des procédures et tâches que vous lui confiez.
Revoyez la liste des missions du « brasseur d'air » et faites souvent le point sur ses résultats. S'il sait être convaincant, donnez-lui l'occasion de démontrer son éloquence.
> S'il s'agit de votre supérieur
S'il ne consacre pas autant d'énergie qu'il le faudrait à son travail, impliquez-le davantage dans la vie de l'équipe. Associez-le à vos démarches auprès des collègues « stresseurs », demandez-lui sa participation aux réunions d'équipe, attirez son attention sur les problèmes à résoudre...
Votre chef a tendance à s'attribuer plus de mérites qu'il ne devrait ? Insistez sur l'importance de ses appréciations pour entretenir la motivation de l'équipe. Mais pour parvenir à vos fins, indiquez-lui qu'en reconnaissant et saluant les réussites de chaque collaborateur, sa cote de popularité montera en flèche !
- Protégez-vous de leur influence
Vous avez mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour canaliser ou neutraliser les « stresseurs ». À présent, découvrez comment vous préserver de leur stress dans vos relations quotidiennes avec eux et conseiller votre entourage pour qu'il s'en protège lui-même.
- Dites non lorsqu'un collègue demande systématiquement des délais supplémentaires ou de l'aide pour des missions courantes qu'il lui revient de remplir. En lui opposant ce refus, vous le replacez en face de sa propre difficulté au lieu de vous stresser à sa place. Avec ce non, vous refusez d'être envahi, manipulé ou de vous laisser imposer les exigences d'autrui. Ce non est une occasion pour lui de changer son comportement, une sorte de borne contre laquelle peut se construire une attitude plus responsable.
Le ton et le geste : Ce refus est une simple impossibilité. C'est une limite pour vous, pas une agression contre l'autre. Votre intonation sera posée (ni hésitante ni interrogative), votre regard franc, vos gestes calmes. Refuser est un droit, parfois un devoir !
- Différez la réponse à une demande pressante ou inopportune. Prenez l'habitude de vous accorder le temps de la réflexion auquel vous avez droit. Contentez-vous d'« accuser réception » rapidement : « ce n'est pas le moment, on en parlera plus tard » ou : « pour l'instant, je ne sais pas. Je te répondrai plus tard. » Lorsque vous donnerez votre réponse, vous pourrez même choisir de formuler une contre-proposition, le cas échéant.
Le ton et le geste : Agréable, votre voix doit rester ferme et décidée, afin de couper court à toute insistance de la part de votre interlocuteur.
- Ne répondez pas si un collègue vous stresse en s'adressant à vous à un moment totalement inopportun. Par exemple, vous êtes en conversation au téléphone ou avec un interlocuteur en face de vous...
Le ton et le geste : Dans ce cas précis, le regard est particulièrement éloquent. Il vient souligner ce que votre silence signifie, à savoir votre réprobation de ce qui constitue un manque de respect ou, à tout le moins, d'éducation.
Pour le bien de tous, ne laissez pas un « stresseur » qui s'ignore mettre sérieusement en danger l'équilibre de l'équipe et entamer votre patience. Il vous revient de le « dompter » d'une main de fer dans un gant de velours !
Marie Lagain.
Assistanteplus.fr
Mis en ligne le 6 mai 2013.
Identifiez les « stresseurs » de service
Méfiez-vous des apparences : un « stresseur » propage du stress autour de lui, générant une forte pression et la sensation diffuse d'un problème imminent. Il peut toutefois rester imperturbable, voire manifester de l'étonnement face à l'inquiétude qui parasite le travail de l'équipe.
> Le « passif agressif »
Il est doué d'une force d'inertie considérable : il répond aux demandes de façon évasive, puis se dispense d'agir ou se met à l'ouvrage à la dernière minute. Pourtant, il est capable de travailler vite et bien.
> Le collègue « trop gentil »
Il accepte les demandes sans limite. Mais une fois « à la tâche », il appelle ses collègues à l'aide parce qu'il ne s'en sort pas. Cependant, sa bonne volonté et son esprit de solidarité en font un pilier de la cohésion du groupe.
> L'« agité »
Il ne sait ni s'organiser ni se tenir à un ordre de priorités. Passant sans cesse d'une chose à l'autre, il manque d'efficacité et perd un temps précieux. Toutefois, il sait être réactif face une demande urgente.
> Le « paresseux »Il n'assume pas sa part de travail et multiplie les astuces pour s'abstenir de travailler. Néanmoins, il est capable de trouver des solutions à des problèmes techniques, précisément parce qu'il n'aime pas se fatiguer...
> Le « brasseur d'air »Il irrite par sa conviction inébranlable d'être la clé de voûte de l'équipe tout entière. D'une efficacité toute relative, il stresse ses collègues par l'importance qu'il se donne. Mais il faut reconnaître que sa force de conviction le rend particulièrement doué pour la communication.
> Le « pinailleur »ll coupe les cheveux en quatre et se noie dans les détails. Aussi fait-il perdre du temps à toute l'équipe. Cependant, son goût de la perfection trouverait parfaitement sa place au service qualité.
> Le « distrait » Il commet nombre d'erreurs et de maladresses ; son travail est approximatif et doit toujours être vérifié. Mais ce doux rêveur est plutôt conciliant et accepte les consignes sans rechigner.
Prenez des mesures pour les cadrer
Parce que vous occupez un poste-clé, le devoir de canaliser les individus stressants vous revient. Stoppez-les dans leur élan pour éviter qu'ils n'entraînent tout le monde dans leur sillage, d'autant plus que certains possèdent la particularité de cumuler plusieurs « profils » !
- Composez avec les « allergiques au temps »
Outre les « pinailleurs » ou les « distraits », nombreux sont ceux qui détestent les contraintes de temps. Pour garder le contrôle des opérations, devenez leur métronome.
> S'il s'agit d'un collaborateur
Fixez des objectifs à très court terme à tout collègue distrait ou qui se déconcentre facilement. Fixez-lui des rendez-vous de suivi assez rapprochés. Parce que son imaginaire est fertile, sollicitez ses idées créatives et associez-le à vos séances de résolution de problèmes.
En revanche, dispensez de mission urgente les « pinailleurs » ! Réservez-leur plutôt les missions de vérification et de contrôle dont ils s'acquitteront à merveille.
> S'il s'agit de votre supérieur
S'il est distrait, rappelez-lui souvent les dossiers importants en cours. Anticipez ses oublis en lui précisant, la veille des échéances, l'emploi du temps du lendemain et notamment l'heure de son premier rendez-vous. Et n'oubliez pas qu'un petit mot écrit peut éviter de regrettables « ratages » !
S'il est perfectionniste, ne lui soumettez que des dossiers complets et dûment vérifiés. Pour gagner du temps, mettez toujours en exergue le contenu essentiel d'un rapport, d'un résultat ou encore d'un contrat. S'il se met en tête de « chercher la petite bête », protégez votre équipe : annoncez-lui des délais plus courts pour limiter ses exigences.
- Encadrez souplement les « rebelles à l'organisation »
Pour canaliser des personnes qui stressent leurs collègues parce qu'elles se laissent toujours déborder (les « trop gentils »), sont allergiques à toute règle (les « passifs agressifs », les « rebelles ») ou totalement désorganisées (les « agités »), faites preuve de détermination et d'imagination pour leur imposer des limites.
> S'il s'agit d'un collaborateur
Pour aider une personne « trop gentille » à ne plus se laisser envahir, agissez sur deux plans : demandez-lui de s'engager à remplir toutes ses missions avant d'accepter d'aider quiconque et prévenez l'ensemble de l'équipe. Cependant, confiez-lui régulièrement des tâches où son esprit d'équipe sera remarqué (par exemple, l'orchestration d'un événement festif).
Quant au « rebelle », exigez de lui qu'il réfléchisse à la façon, réaliste et acceptable pour tous, dont il va s'acquitter de ses missions, puis qu'il vous en soumette les étapes pour validation. S'il est d'accord, confiez-lui les missions « spéciales » ou urgentes où il saura se réaliser.
En revanche, efforcez-vous de ne confier que des tâches courtes à un collègue « agité » ou « dispersé » ou fractionnez-les en plusieurs phases, dont vous lui demanderez de vous rendre compte avant d'aborder la suivante. Néanmoins, sachez utiliser sa grande réactivité pour faire face à des surcharges ponctuelles.
> S'il s'agit de votre supérieur
Votre patron ne sait pas dire « non » et se retrouve débordé en permanence ? Il est probablement trop « maternant ». Expliquez-lui quelles répercussions cela entraîne sur les délais et l'humeur de l'équipe. Parallèlement, suggérez-lui de différer systématiquement sa réponse (« Je vais étudier la question et je vous rappelle. »).
S'il a tendance à ne traiter les dossiers que dans l'urgence, proposez-lui de vous mettre d'accord dès le début de la mission sur le calendrier.
Enfin, s'il a du mal à rester concentré, demandez-lui de déterminer les éléments indispensables de chaque dossier et proposez-lui des rendez-vous fréquents pour faire le point.
- Montrez-vous résolu avec les « réfractaires au travail »
Si un « paresseux » ou un « brasseur d'air » stresse l'équipe, usez de fermeté.
> S'il s'agit d'un collaborateur
Donnez des objectifs précis à un tire-au-flanc. Prenez soin de les détailler, puis d'en estimer la durée avec lui. Ensuite, surveillez sa progression. Néanmoins, motivez-le en sollicitant son caractère astucieux pour trouver raccourcis et simplifications des procédures et tâches que vous lui confiez.
Revoyez la liste des missions du « brasseur d'air » et faites souvent le point sur ses résultats. S'il sait être convaincant, donnez-lui l'occasion de démontrer son éloquence.
> S'il s'agit de votre supérieur
S'il ne consacre pas autant d'énergie qu'il le faudrait à son travail, impliquez-le davantage dans la vie de l'équipe. Associez-le à vos démarches auprès des collègues « stresseurs », demandez-lui sa participation aux réunions d'équipe, attirez son attention sur les problèmes à résoudre...
Votre chef a tendance à s'attribuer plus de mérites qu'il ne devrait ? Insistez sur l'importance de ses appréciations pour entretenir la motivation de l'équipe. Mais pour parvenir à vos fins, indiquez-lui qu'en reconnaissant et saluant les réussites de chaque collaborateur, sa cote de popularité montera en flèche !
- Protégez-vous de leur influence
Vous avez mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour canaliser ou neutraliser les « stresseurs ». À présent, découvrez comment vous préserver de leur stress dans vos relations quotidiennes avec eux et conseiller votre entourage pour qu'il s'en protège lui-même.
- Dites non lorsqu'un collègue demande systématiquement des délais supplémentaires ou de l'aide pour des missions courantes qu'il lui revient de remplir. En lui opposant ce refus, vous le replacez en face de sa propre difficulté au lieu de vous stresser à sa place. Avec ce non, vous refusez d'être envahi, manipulé ou de vous laisser imposer les exigences d'autrui. Ce non est une occasion pour lui de changer son comportement, une sorte de borne contre laquelle peut se construire une attitude plus responsable.
Le ton et le geste : Ce refus est une simple impossibilité. C'est une limite pour vous, pas une agression contre l'autre. Votre intonation sera posée (ni hésitante ni interrogative), votre regard franc, vos gestes calmes. Refuser est un droit, parfois un devoir !
- Différez la réponse à une demande pressante ou inopportune. Prenez l'habitude de vous accorder le temps de la réflexion auquel vous avez droit. Contentez-vous d'« accuser réception » rapidement : « ce n'est pas le moment, on en parlera plus tard » ou : « pour l'instant, je ne sais pas. Je te répondrai plus tard. » Lorsque vous donnerez votre réponse, vous pourrez même choisir de formuler une contre-proposition, le cas échéant.
Le ton et le geste : Agréable, votre voix doit rester ferme et décidée, afin de couper court à toute insistance de la part de votre interlocuteur.
- Ne répondez pas si un collègue vous stresse en s'adressant à vous à un moment totalement inopportun. Par exemple, vous êtes en conversation au téléphone ou avec un interlocuteur en face de vous...
Le ton et le geste : Dans ce cas précis, le regard est particulièrement éloquent. Il vient souligner ce que votre silence signifie, à savoir votre réprobation de ce qui constitue un manque de respect ou, à tout le moins, d'éducation.
Pour le bien de tous, ne laissez pas un « stresseur » qui s'ignore mettre sérieusement en danger l'équilibre de l'équipe et entamer votre patience. Il vous revient de le « dompter » d'une main de fer dans un gant de velours !
Marie Lagain.
Assistanteplus.fr
Mis en ligne le 6 mai 2013.