Comment gérer sa boîte mail efficacement, en 5 leçons ?
16 Avril 2013
Lu par 2465 personne(s)
Il vous arrive de regretter cette douce époque où internet n’existait pas et où vous ne perdiez pas, chaque jour, plusieurs heures à répondre à vos emails … ?
Voici 5 moyens de gérer intelligemment votre courrier électronique ...
1/ Compartimentez votre messagerie : pro/perso.
Evitez de vous servir de votre messagerie professionnelle pour des raisons personnelles. Prenez l’habitude d’utiliser une adresse propre pour vos courriers personnels ainsi que pour vos achats sur Internet, sachant que vous n'échapperez pas aux spams.
2/ Consultez votre messagerie deux fois par jour.
Certes, il est agréable d’être accessible en permanence, délicieux d’être en contact avec le monde, très valorisant d’être un Connected People. Certes … Toutefois, vous perdez beaucoup en productivité à ne pas couper votre messagerie. Apprenez à vous limiter. Essayez de ne la consulter qu’un nombre de fois défini, dans la journée, et de vous accorder un « temps de réponse ». Inutile de vous affoler, aucun mail n’est assez important pour devoir être traité dans l’heure. Quand une information nécessite une réponse rapide, il est plutôt d’usage de téléphoner.
Entraînez-vous à fermer votre messagerie et choisissez ces deux fameux instants où vous lirez et répondrez à vos messages, les heures les plus « recommandées » étant 11h et 17h.
3/ Contrôlez le nombre de vos emails entrants.
Afin de contrôler et limiter la masse de vos mails entrants, voici 3 astuces :
• Utilisez un filtre anti-spams digne de ce nom.
• Créez un filtre qui enverra de façon automatique les mails récurrents (accusés de réception, par exemple) vers un dossier créé, par vous, à cet effet.
• Demandez gentiment à vos amis de vous retirer de leurs listes de messages-blagues.
4/ Classez vos messages.
Avant de commencer à répondre à votre courrier électronique, nous vous recommandons d’ouvrir rapidement vos emails et de les classer dans trois dossiers créés et prévus à cet effet :
• à effacer (ira dans le dossier Corbeille)
• à archiver (ira dans le dossier Archives)
• à transférer (ira dans le dossier En attente)
>> ira, par la suite, dans le dossier Corbeille ou Archives.
• à traiter immédiatement, en 5 minutes
>> ira, par la suite, dans le dossier Corbeille ou Archives.
• à traiter (ira dans le dossier A traiter)
>> ira, par la suite, dans le dossier Corbeille ou Archives.
5/ Soyez concis.
L’un des secrets du courrier électronique doit être sa brièveté. Pensez donc à vous montrer clair, net, précis, dans vos réponses. Ne délayez pas, en vain, votre propos. Plus le corps de votre message est long, imposant, important, plus vous y mettez de destinataires, plus vous recevrez de réponses, à traiter de nouveau !
La brièveté est la mère de l’efficacité et « ce qui se conçoit bien s'énonce clairement et les mots pour le dire viennent aisément », disait Boileau … Prenez l’habitude de délimiter le point majeur de votre propos et de vous y tenir, tout en demeurant cordial et professionnel.
Article rédigé par L´équipe ReKrute.com
Voici 5 moyens de gérer intelligemment votre courrier électronique ...
1/ Compartimentez votre messagerie : pro/perso.
Evitez de vous servir de votre messagerie professionnelle pour des raisons personnelles. Prenez l’habitude d’utiliser une adresse propre pour vos courriers personnels ainsi que pour vos achats sur Internet, sachant que vous n'échapperez pas aux spams.
2/ Consultez votre messagerie deux fois par jour.
Certes, il est agréable d’être accessible en permanence, délicieux d’être en contact avec le monde, très valorisant d’être un Connected People. Certes … Toutefois, vous perdez beaucoup en productivité à ne pas couper votre messagerie. Apprenez à vous limiter. Essayez de ne la consulter qu’un nombre de fois défini, dans la journée, et de vous accorder un « temps de réponse ». Inutile de vous affoler, aucun mail n’est assez important pour devoir être traité dans l’heure. Quand une information nécessite une réponse rapide, il est plutôt d’usage de téléphoner.
Entraînez-vous à fermer votre messagerie et choisissez ces deux fameux instants où vous lirez et répondrez à vos messages, les heures les plus « recommandées » étant 11h et 17h.
3/ Contrôlez le nombre de vos emails entrants.
Afin de contrôler et limiter la masse de vos mails entrants, voici 3 astuces :
• Utilisez un filtre anti-spams digne de ce nom.
• Créez un filtre qui enverra de façon automatique les mails récurrents (accusés de réception, par exemple) vers un dossier créé, par vous, à cet effet.
• Demandez gentiment à vos amis de vous retirer de leurs listes de messages-blagues.
4/ Classez vos messages.
Avant de commencer à répondre à votre courrier électronique, nous vous recommandons d’ouvrir rapidement vos emails et de les classer dans trois dossiers créés et prévus à cet effet :
• à effacer (ira dans le dossier Corbeille)
• à archiver (ira dans le dossier Archives)
• à transférer (ira dans le dossier En attente)
>> ira, par la suite, dans le dossier Corbeille ou Archives.
• à traiter immédiatement, en 5 minutes
>> ira, par la suite, dans le dossier Corbeille ou Archives.
• à traiter (ira dans le dossier A traiter)
>> ira, par la suite, dans le dossier Corbeille ou Archives.
5/ Soyez concis.
L’un des secrets du courrier électronique doit être sa brièveté. Pensez donc à vous montrer clair, net, précis, dans vos réponses. Ne délayez pas, en vain, votre propos. Plus le corps de votre message est long, imposant, important, plus vous y mettez de destinataires, plus vous recevrez de réponses, à traiter de nouveau !
La brièveté est la mère de l’efficacité et « ce qui se conçoit bien s'énonce clairement et les mots pour le dire viennent aisément », disait Boileau … Prenez l’habitude de délimiter le point majeur de votre propos et de vous y tenir, tout en demeurant cordial et professionnel.
Article rédigé par L´équipe ReKrute.com