Apprenez à déléguer !

La délégation entraîne souvent inconsciemment une crainte que les missions confiées ne soient pas accomplies avec la même efficacité, ou encore un manque de confiance, ou même la peur cachée de perdre le contrôle d'une partie de votre organisation en la confiant à d'autres personnes. Et pourtant déléguer n'est pas une mauvaise chose, bien au contraire ! La délégation est in fine le seul moyen de tout accomplir dans les temps. Le problème de la délégation réside davantage dans la définition des tâches à déléguer. Si vous arrivez à bien définir ce qui doit être fait et le résultat attendu, il n'y a pas de raison pour que ces tâches ne soient pas effectuées en temps et en heure par la personne que vous aurez désignée. Voici quelques piste pour apprendre à déléguer correctement et efficacement : Déterminez les tâches à confier et celles que vous devez garder Commencez par énumérer vos points forts. Quels sont les aspects de la gestion de votre entreprise pour lesquels vous êtes la seule personne compétente ? Ces tâches-là vous incombent et il n'y a que vous seul pour les effectuer efficacement. En ce qui concerne les tâches qui sortent de votre domaine de compétences ou celles qui peuvent être plus facilement accomplies par d'autres personnes, elles sont les premières que vous devez déléguer. Créez une liste de toutes vos tâches journalières, hebdomadaires ou mensuelles. A partir de cette liste, voyez ce que vous pouvez continuer à prendre en charge et ce que vous pouvez confier à une personne compétente. Définissez un plan de délégation Faites une liste de tout ce que vous avez à faire et comment vous aimeriez qu'on le fasse. Pour une délégation efficace, vous devez être en mesure de dire à la personne à qui vous confiez une tâche ce qui doit être fait précisément. Si vous pensez que personne ne peut le faire mieux que vous, c'est peut-être parce que vous ne savez pas ce que vous voulez qu'on fasse. Pour cela, définissez clairement et précisément ce que vous souhaitez faire faire pour être certain que ce sera réalisé comme vous le souhaitez. Pour y arriver, décrivez vous-mêmes tout le processus d'exécution efficace de la tâche. Déterminez le résultat à atteindre et le détail des étapes pour y arriver. Ensuite recrutez ou désignez la personne adéquate à qui vous remettrez le « cahier des charges » avec tout ce dont elle aura besoin pour réussir. Identifiez la personne adéquate Pour trouver la bonne personne, il s'agira pour vous de déterminer les compétences requises pour exécuter la tâche à déléguer. Sachez aussi ce que vous voulez qu'elle fasse pour vous. Une fois que vous aurez déterminé les compétences dont vous avez besoin, il ne vous reste plus qu'à rechercher la personne qualifiée pour les effectuer. Précisez les résultats attendus et les responsabilités de la personne à qui vous déléguez L'une des étapes la plus importante de la délégation consiste en la détermination des résultats attendus. En effet, vous devez assigner à une personne des objectifs et des résultats spécifiques attendus tout en mettant à sa disposition les moyens nécessaires pour y arriver. N'oubliez pas de l'informer de vos attentes. Les résultats doivent être mesurables pour éviter ensuite toute polémique. Préciser ici les responsabilités de chacun est important parce qu'il y va de la survie de votre entreprise. Si vous fixez les quotas, les objectifs ou les résultats et qu'ils ne sont pas atteints, il faudra savoir qui en est responsable ; ceci permettra de savoir quelle action engager. Une fois ces objectifs déterminés, communiquez-les à la personne désignée et prévoyez les mesures à prendre si les résultats ne sont pas atteints. Accompagnez Déléguer ne veut pas dire se déresponsabiliser. Si vous déléguez sans prendre la peine de contrôler, ne soyez pas surpris si les résultats ne sont pas atteints. Personne n'est infaillible. Le suivi et l'accompagnement jouent un rôle essentiel dans la réussite de la délégation. Il s'agira de vérifier l'avancement des tâches confiées et d'assister si nécessaire les personnes désignées dans l'exécution de celles-ci pour être sûr du résultat attendu. Programmez des réunions de suivi de l'évolution des tâches, choisissez une date précise et respectez-la. Il s'agit d'une séance de 10 à 15 minutes au cours de laquelle vous passez en revue les tâches déléguées, la progression dans leur exécution, les corrections à apporter… L'intérêt de ces échanges est de vous permettre de passer en revue les difficultés rencontrées et de définir ensemble des solutions pour y remédier. En réalité, 3 notions essentielles doivent cohabiter pour assurer une délégation efficace et accomplie : la confiance, la responsabilité et la vérification. Cette dernière action équivaut en fait à contrôler par l'accompagnement l'avancée des tâches confiées. Et surtout, en tant que manager, ôtez-vous de l'esprit que déléguer c'est abandonner le contrôle car c'est souvent cette idée qui prime et qui fait que de nombreux managers ne réussissent pas à intégrer la délégation dans leur façon de manager et d'animer leurs équipes. Philippe Montant Directeur Général ReKrute