Activités chronophages, comment les gérer ?
27 Juillet 2009
Lu par 2758 personne(s)
Pendant vos journées de travail, il existe mille manières de consommer le temps. Certaines sont productives, d'autres non. On appelle ces dernières des activités chronophages ou des « mangeuses de temps » et elles sont nombreuses : coups de fils qui n'en finissent pas, réunions inutiles, classements, paperasserie, déplacements,… En fait, il s’agit de tous ces petits événements qui viennent perturber le bon déroulement de votre planning ; et qui en s’accumulant, entraînent des retards qui peuvent devenir pénalisants pour votre travail.
Toutes ces activités « mangeuses de temps » nuisent à votre rendement car elles consomment beaucoup de temps au quotidien. Il faut donc en prendre conscience en les identifiants une à une afin de mieux les gérer et accroître, ainsi, votre efficacité professionnelle…En voici quelques-unes :
L’usage du téléphone : Le téléphone est un outil essentiel dans votre travail pour passer un message. Cependant, si vous avez un message long à passer et que vous savez que votre interlocuteur vous fera perdre beaucoup de temps, privilégiez les échanges par mail. Ce système vous fera gagner du temps car vos messages seront directs et les réponses aussi. Contrairement au téléphone, vous ne pouvez pas déborder sur un e-mail comme lors d’une conversation téléphonique…
La méthode de travail : planifiez vos tâches quotidiennes en fonctions des priorités. En général, vous traitez les tâches en fonction de leur ordre d’arrivée et ceci vous fait perdre un temps précieux. En effet, quand vous avez un planning prédéfini sur vos objectifs journaliers à atteindre, vous vous retrouvez à le changer pour des raisons mineures (chacun veut que vous traitiez sa demande en priorité,…), et du coup, vous vous éloignez au fur et à mesure de votre « To do liste ». Conseil : lorsque vous êtes penché sur un dossier, n’acceptez pas que l’on vous dérange sauf en cas d'urgence, car les interruptions vous font perdre votre concentration et donc votre performance !
L’environnement de travail : lorsque vous êtes entouré de piles de dossiers ou que votre collègue en face de vous partage sa musique avec tout le bureau,… Tous ces parasites représentent un frein à votre concentration et vous font perdre de l’énergie à essayer de les éviter inutilement (vous ne pouvez pas feindre de voir les dossiers empilés devant vous, et vous ne pouvez faire semblant de ne pas entendre la musique !). Rangez donc votre bureau et n’hésitez pas à solliciter vos collègues qui font trop de bruit à se faire plus discret…
La gestion d’e-mails : au fur et à mesure que vous recevez des e-mails, classez les, ça vous évitera de faire un tri fastidieux après un long moment d’empilage de mails (faut bien les classer un jour !) ou encore de chercher un mail que vous êtes certains d’avoir lu dernièrement mais que vous ne trouvez nulle part ! Vous avez la possibilité de les classer automatiquement sur Outlook en créant des règles.
Toutefois vous avez aussi des « mangeurs de temps » qui vous sont propres : le manque de priorités claires, la difficulté à déléguer, la difficulté à dire « non », le manque de prévision, la condition physique…
En résumé, il est possible de gagner beaucoup de temps en rationalisant votre planning journalier et en établissant un plan horaire précis. Regroupez les tâches qui se ressemblent, évitez la lassitude et la fatigue tout en créant un équilibre entre les travaux difficiles et faciles et surtout évitez les activités chronophages… Toutes ces petites astuces bénignes, certes, mais nécessaires dans votre gestion du temps vous permettront d’être plus productif et performant dans votre travail au quotidien…
L’Equipe ReKrute.com
Toutes ces activités « mangeuses de temps » nuisent à votre rendement car elles consomment beaucoup de temps au quotidien. Il faut donc en prendre conscience en les identifiants une à une afin de mieux les gérer et accroître, ainsi, votre efficacité professionnelle…En voici quelques-unes :
L’usage du téléphone : Le téléphone est un outil essentiel dans votre travail pour passer un message. Cependant, si vous avez un message long à passer et que vous savez que votre interlocuteur vous fera perdre beaucoup de temps, privilégiez les échanges par mail. Ce système vous fera gagner du temps car vos messages seront directs et les réponses aussi. Contrairement au téléphone, vous ne pouvez pas déborder sur un e-mail comme lors d’une conversation téléphonique…
La méthode de travail : planifiez vos tâches quotidiennes en fonctions des priorités. En général, vous traitez les tâches en fonction de leur ordre d’arrivée et ceci vous fait perdre un temps précieux. En effet, quand vous avez un planning prédéfini sur vos objectifs journaliers à atteindre, vous vous retrouvez à le changer pour des raisons mineures (chacun veut que vous traitiez sa demande en priorité,…), et du coup, vous vous éloignez au fur et à mesure de votre « To do liste ». Conseil : lorsque vous êtes penché sur un dossier, n’acceptez pas que l’on vous dérange sauf en cas d'urgence, car les interruptions vous font perdre votre concentration et donc votre performance !
L’environnement de travail : lorsque vous êtes entouré de piles de dossiers ou que votre collègue en face de vous partage sa musique avec tout le bureau,… Tous ces parasites représentent un frein à votre concentration et vous font perdre de l’énergie à essayer de les éviter inutilement (vous ne pouvez pas feindre de voir les dossiers empilés devant vous, et vous ne pouvez faire semblant de ne pas entendre la musique !). Rangez donc votre bureau et n’hésitez pas à solliciter vos collègues qui font trop de bruit à se faire plus discret…
La gestion d’e-mails : au fur et à mesure que vous recevez des e-mails, classez les, ça vous évitera de faire un tri fastidieux après un long moment d’empilage de mails (faut bien les classer un jour !) ou encore de chercher un mail que vous êtes certains d’avoir lu dernièrement mais que vous ne trouvez nulle part ! Vous avez la possibilité de les classer automatiquement sur Outlook en créant des règles.
Toutefois vous avez aussi des « mangeurs de temps » qui vous sont propres : le manque de priorités claires, la difficulté à déléguer, la difficulté à dire « non », le manque de prévision, la condition physique…
En résumé, il est possible de gagner beaucoup de temps en rationalisant votre planning journalier et en établissant un plan horaire précis. Regroupez les tâches qui se ressemblent, évitez la lassitude et la fatigue tout en créant un équilibre entre les travaux difficiles et faciles et surtout évitez les activités chronophages… Toutes ces petites astuces bénignes, certes, mais nécessaires dans votre gestion du temps vous permettront d’être plus productif et performant dans votre travail au quotidien…
L’Equipe ReKrute.com