7 conseils pour une réunion efficace.
9 Septembre 2014
Lu par 2904 personne(s)
Mauvaise préparation, attribution confuse des tâches et des responsabilités, manque de ponctualité... Vos réunions sont chronophages, démotivantes et constituent un gouffre financier? Voici quelques conseils pour améliorer la Situation.
1 DEFINIR SES OBJECTIFS
Le succès d'une réunion tient à sa préparation. «Inutile de se réunir à cadence régulière, tous les lundis matins par exemple: pour être efficace, mieux vaut vous contenter de le faire lorsque vous savez à quoi cela va servir», indique René Moulinier, consultant et auteur de Mener une réunion efficace Mener une réunion efficace - Le dessous des cartes d'une réunion réussie, 3e édition, par René Moulinier, Editions d'Organisation, décembre 2006, 250 p., 18 Euros. . Définir les objectifs de cette réunion permet de décliner l'ordre du jour. Etablissez celui-ci de manière claire et concise, en détaillant les thèmes abordés. Cela permettra à l'animateur d'évaluer le temps nécessaire à la réunion et peut-être d'éliminer certains points. «Il faut se montrer raisonnable: une réunion habituelle de travail de deux heures suffit en général», poursuit René Moulinier.
2 CHOISIR LES BONS PARTICIPANTS
«Veillez à ce que tous les collaborateurs présents aient un réel intérêt à prendre part à la réunion», préconise Sylvain Jouve, consultant chez RH & Organisation. Un bon remède contre l'ennui et les bâillements éventuels... L'animateur peut aussi prévoir la présence de certaines personnes pour une partie de la réunion, selon les points abordés. «Les participants arrivent souvent avec un bloc-notes vierge et un stylo, alors qu'il faudrait venir avec un dossier contenant l'historique des réunions et une présentation de leur intervention», souligne Sylvain Jouve. Pour chasser l'esprit d'improvisation et l'inefficacité qui s'ensuit, prévenez vos collaborateurs à l'avance de la tenue de la réunion, de l'ordre du jour et de son amplitude horaire. Demandez-leur clairement de se préparer, pour un débat construit, en précisant par exemple sur chaque invitation que vous attendez d'untel qu'il intervienne sur une question particulière. Ils se prépareront d'autant mieux qu'ils sauront combien de temps sera accordé à chaque point. Afin d'optimiser la dynamique des échanges, n'excédez pas huit à dix personnes pour chaque réunion.
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1 DEFINIR SES OBJECTIFS
Le succès d'une réunion tient à sa préparation. «Inutile de se réunir à cadence régulière, tous les lundis matins par exemple: pour être efficace, mieux vaut vous contenter de le faire lorsque vous savez à quoi cela va servir», indique René Moulinier, consultant et auteur de Mener une réunion efficace Mener une réunion efficace - Le dessous des cartes d'une réunion réussie, 3e édition, par René Moulinier, Editions d'Organisation, décembre 2006, 250 p., 18 Euros. . Définir les objectifs de cette réunion permet de décliner l'ordre du jour. Etablissez celui-ci de manière claire et concise, en détaillant les thèmes abordés. Cela permettra à l'animateur d'évaluer le temps nécessaire à la réunion et peut-être d'éliminer certains points. «Il faut se montrer raisonnable: une réunion habituelle de travail de deux heures suffit en général», poursuit René Moulinier.
2 CHOISIR LES BONS PARTICIPANTS
«Veillez à ce que tous les collaborateurs présents aient un réel intérêt à prendre part à la réunion», préconise Sylvain Jouve, consultant chez RH & Organisation. Un bon remède contre l'ennui et les bâillements éventuels... L'animateur peut aussi prévoir la présence de certaines personnes pour une partie de la réunion, selon les points abordés. «Les participants arrivent souvent avec un bloc-notes vierge et un stylo, alors qu'il faudrait venir avec un dossier contenant l'historique des réunions et une présentation de leur intervention», souligne Sylvain Jouve. Pour chasser l'esprit d'improvisation et l'inefficacité qui s'ensuit, prévenez vos collaborateurs à l'avance de la tenue de la réunion, de l'ordre du jour et de son amplitude horaire. Demandez-leur clairement de se préparer, pour un débat construit, en précisant par exemple sur chaque invitation que vous attendez d'untel qu'il intervienne sur une question particulière. Ils se prépareront d'autant mieux qu'ils sauront combien de temps sera accordé à chaque point. Afin d'optimiser la dynamique des échanges, n'excédez pas huit à dix personnes pour chaque réunion.
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