Pensez à bien organiser votre départ en vacances

Les vacances arrivent, vous les attendez avec impatience et vous les avez bien méritées... Mais pour pouvoir en profiter pleinement, pensez surtout à bien préparer votre absence du Bureau. 

Car si vacance rime avec repos et détente, c'est aussi une période d'absence pour l'entreprise : Absence de suivi de dossiers, absence auprès des clients, absence d'interlocuteurs décisionnaires, absence auprès de vos équipes... 

Pour faire en sorte que cette période se passe le mieux possible pour vous et pour votre entreprise, quelques règles importantes et indispensables qui devraient vous permettre de partir l'esprit libre et serein, doivent être respectées. 


Choisissez une période creuse 

Si c'est possible, il est préférable que vous choisissiez de partir pendant une période creuse, hors période de publication des résultats financiers par exemple. Août est généralement conseillé car dans la plupart des secteurs, c'est un mois d'accalmie pendant lequel l'activité est généralement en baisse. 


Mettez en place un backup efficace 

Il s'agit de désigner la ou les personnes qui assureront votre intérim et sauront prendre à votre place les décisions urgentes. 
Le mieux est de se faire remplacer par un adjoint ou un N-1 avec qui vous partagez les informations et qui soit suffisamment informé des dossiers en cours pour pouvoir prendre la main et se montrer opérationnel et réactif dans le suivi. 


Informez de votre absence 

Prévenez vos principaux interlocuteurs de votre absence et installez une réponse automatique sur votre adresse mail et vos répondeurs téléphoniques (fixe et portable) indiquant votre période de congé (date de départ et retour inclus) ainsi que le nom et les coordonnées de la personne à contacter durant votre absence. L'idéal, étant bien sur de renvoyer vos interlocuteurs vers la personne qui assure votre backup. 


Clôturez les dossiers en cours 

Dans la mesure du possible, essayez de faire aboutir les dossiers en cours avant votre départ. Le cas échéant, informez vos collaborateurs de ces dossiers pour qu'ils assurent un suivi efficient pendant votre absence. 
Un conseil, dans le mois qui précède vos vacances, listez les dossiers en cours dans un tableau en y indiquant l'objet et la suite à donner et joignez éventuellement un mail ou un courrier lié au sujet. 


Faites le vide 

La veille de vos congés et le jour de votre retour, abstenez-vous de prendre des rendez-vous pour vous laisser du temps pour préparer les derniers points avant de partir et, au retour, traiter le courrier et les affaires urgentes. 
Evitez aussi, dans la mesure du possible, de fixer des rendez-vous importants deux jours avant et après vos congés. 


Utilisez les technologies 

Le téléphone portable est un gage de tranquillité : il offre la possibilité à votre remplaçant ou à vos proches collaborateurs de pouvoir vous joindre à tout moment en cas d'urgence. 
Pour vous aussi, c'est un lien avec votre entreprise, un outil qui peut vous rassurer si vous êtes inquiets du déroulement de certains dossiers. 


Rangez votre bureau 

Profitez-en pour ranger, trier tout ce qui traîne et répondre au courrier en retard. Ce conseil est aussi valable pour votre boîte mail. 
Les départs en vacances peuvent être l'occasion de nettoyer ses mails, supprimer ceux qui n'ont plus d'intérêt et classer ceux qu'il faut conserver. 


Et voilà, vous êtes maintenant prêt pour vous absenter du bureau, la tête reposée et profiter pleinement et sereinement de ces congés tant attendus ! 




Philippe Montant 
Directeur Général ReKrute