Cinq principes pour mieux gérer son temps en entreprise
Contrôler son temps, c'est savoir prévoir et planifier son activité. Agir dans l'urgence, rendre un dossier au dernier moment, répondre à toutes les sollicitations en même temps…sont autant de problématiques à gérer dans la journée et qui nous obligent à apprendre à maîtriser notre temps pour respecter nos délais et gagner en compétitivité. La gestion du temps demande de prendre du recul et, paradoxalement, de savoir être lent. Pour cela, 5 principes vous aideront à gérer et maîtriser votre temps en entreprise. Prévoir, hiérarchisez et planifier C'est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est à faire, la fameuse ""to do list"", doit être établie.

Ensuite, ces tâches doivent être triées selon la matrice d'Eisenhower : ce qui est important et urgent, urgent et non important, non urgent et important, non urgent et non important. Cette dernière catégorie de tâches doit être déléguée. Pour déterminer l'importance et l'urgence d'un élément, il faut toujours le relier à sa fonction, au périmètre de son poste et à ses obligations. Au final, votre agenda doit refléter ces priorités, ainsi que deux grands principes qui sont « commencer par faire ce qu'on apprécie le moins et regrouper les activités ».

En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que de travailler sur ce même dossier d'une seule traite. Il faut également se garder une marge, et toujours prévoir environ 30 % d'imprévu dans une semaine. Chasser les « voleurs de temps » Les ""parasites du temps"" viennent aussi bien de l'extérieur que de l'intérieur de l'entreprise. Pour être maître du temps, mieux vaut donc trier, voire éviter, ces parasites. Ce qui dérange le plus, c'est la visite d'un collaborateur qui vient avec un nouveau problème, et donc des tâches supplémentaires. Pour éviter cela, mettez en place des horaires de visite et communiquez-les à vos collaborateurs, tout en restant accessible en cas d'urgence. Bref, le manager ne doit pas avoir peur de s'isoler pour traiter les dossiers délicats. Autre grand voleur de temps : le téléphone.

Le téléphone portable doit être mis sur boîte vocale, le temps de vous permettre de vous concentrer sur des tâches importantes bien précises pour ne pas être dérangé. Pour filtrer les appels du fixe, comptez sur votre assistante, ou sur un collègue si c'est temporaire. Bien gérer ses emails Rien de pire que la messagerie Outlook pour s'installer dans une situation de passivité. Répondre aux e-mails au fil de leur arrivée peut donner l'impression de travailler et d'être très disponible. Mais, in fine, cette stratégie s'avère être une perte de temps qui, en outre, limite le recul et la réflexion. Il existe une méthode bien précise pour limiter ce phénomène : utiliser des couleurs qui vous permettent de distinguer les messages en interne qui vous sont adressés à vous seulement, les messages où plusieurs personnes sont en copie et enfin les e-mails de clients que vous connaissez. Gérez en priorité ces derniers, puis les e-mails internes qui vous sont destinés.

Ensuite, si vous avez le temps, consultez les copies. Ouvrez votre messagerie uniquement le matin en arrivant au bureau, après le déjeuner et le soir. Le reste du temps, gardez-là fermée. Pour finir, répondez toujours en mode déconnecté. Cela vous évitera de répondre du tac au tac, ou d'envoyer plusieurs mails au lieu d'un. Etre un « stratège du temps » N'allez pas croire que le temps est uniforme. On peut dire que le temps se décompose en ""calories"" : la charge physique, la charge mentale, le stress, le risque relationnel, la capitalisation des expériences, l'efficience probable et le plaisir. Pour bien gérer son temps, il faut chercher à réduire au maximum les quatre premiers ingrédients et à maximiser les derniers.

Ces variables dépendent des individus et du moment. Certaines personnes sont, par exemple, plus en forme le soir et profitent du calme pour avancer sur des dossiers délicats. Etre un bon stratège, c'est savoir trouver le moment opportun, c'est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres. Prendre du recul On pourrait comparer un manager d'entreprise à un pompier contraint d'éteindre les feux qui se présentent. Tout le monde a l'impression d'être complètement aspiré par des tâches, sans avoir de temps pour la réflexion. Pour résister à l'urgence, il faut donc cultiver le recul.

Les managers doivent se mettre en situation de lenteur interne, en régulant notamment leur respiration ou encore le débit de leur voix. Paradoxalement, il faut donc être lent pour bien gérer le temps, mais aussi savoir prendre de la distance. Entre deux activités à haute intensité, dix minutes de ""sas"" s'imposent pour envisager la suite. Lorsqu'on doit prendre une décision importante, il ne faut pas agir à chaud mais prendre connaissance de tous les éléments avant le soir et attendre le bon moment avant de prendre la décision qui s'impose souvent d'elle-même.

En conclusion, gérer son temps est indispensable, à la fois pour déployer dans l'organisation de l'entreprise une efficacité maximale mais aussi pour préserver son propre équilibre.

Philippe Montant
Directeur Général ExeKutive.biz
Retour page précédente Retour page précédente