Préparer son absence du bureau

Dirigeants et chefs d'entreprise, avant de rêver à une sieste à l'ombre des oliviers, pensez d'abord à régler quelques détails importants avant votre départ en vacances et déterminants pour la réussite de celles-ci. Car vacances rime surtout avec absence pour l'entreprise. Absence de suivi dans les dossiers et auprès des clients, absence d'interlocuteur décisionnaire, absence auprès des équipes pour éviter les tensions.

Pour faire en sorte que cet intermède se passe le mieux possible, quelques règles doivent être respectées avant de partir en vacances. Choisir une période creuse Si c'est possible, il est préférable que vous choisissiez de partir pendant une période creuse et hors période de publication des résultats financiers si possible. Le mois d'août est généralement conseillé car dans la plupart des secteurs, c'est un mois calme où l'activité à tendance à baisser. Mettre en place un intérim Désignez une personne pour assurer l'intérim et prendre les décisions à votre place.

Le mieux est de se faire remplacer par un adjoint ou un N-1 avec qui vous partagez les informations et qui soit suffisamment averti des dossiers en cours pour pouvoir rapidement prendre la main, que ce soit l'été ou durant des congés plus courts. Informer de votre absence Prévenez vos principaux interlocuteurs de votre absence et installez une réponse automatique sur votre adresse mail et vos répondeurs téléphoniques (fixe et portable) indiquant votre période de congé (date de départ et retour inclus) et un interlocuteur à contacter.

Le mieux étant de renvoyer les gens vers la personne qui assure l'intérim. Clôturer les dossiers en cours Dans la mesure du possible, essayez de faire aboutir les dossiers en cours pour partir en congés l'esprit libre. Sinon, informez vos collaborateurs de ces dossiers pour qu'ils assurent un suivi pendant votre absence. Un conseil, dans le mois qui précède vos vacances d'été, listez les dossiers en cours dans un tableau en y indiquant l'objet et la suite à donner et joignez éventuellement un mail ou un courrier lié au sujet.

Faire le vide La veille de vos congés et le jour de votre retour, abstenez-vous de prendre des rendez-vous pour vous laisser du temps pour préparer les derniers points avant de partir et, au retour, traiter le courrier et les affaires urgentes. Evitez aussi, dans la mesure du possible, de fixer des rendez-vous importants deux jours avant et après vos congés. Utiliser les technologies Le téléphone portable est un gage de tranquillité : il offre la possibilité à votre remplaçant ou à vos proches collaborateurs de pouvoir vous joindre à tout moment en cas d'urgence. Pour vous aussi, c'est un lien avec votre entreprise, un outil qui peut vous rassurer si vous êtes inquiets du déroulement de certains dossiers. Vous pouvez associer à cela d'autres terminaux comme un PDA BlackBerry, Smartphone, etc. Ranger votre bureau Profitez-en pour ranger, trier tout ce qui traîne et répondre au courrier en retard.

Ce conseil est aussi valable pour sa boîte mail. Le départ en vacances peut être l'occasion de nettoyer ses mails, supprimer ceux qui n'ont plus d'intérêt et classer ceux qu'il faut conserver. Et, le cas échéant, pensez aussi à votre plante verte. Elle aussi a besoin d'être confiée à un ""suppléant"" qui saura en prendra soin pendant votre absence. Voilà, maintenant vous êtes fin prêt pour vous absenter du bureau la tête reposée et profiter pleinement de vos congés.

Philippe Montant Directeur Général de ReKrute