6 solutions pour manager à distance efficacement

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La délocalisation des entreprises, la mise en place de nouvelles formes d'organisation, l'avènement de nouvelles activités ont vu naître une nouvelle forme de management dit « à distance ». Que ce soit gérer des consultants mis à disposition chez les clients, des commerciaux sur le terrain, ou des collaborateurs basés sur d'autres sites, les cas de management à distance se sont multipliés et avec eux, les problématiques liées à la communication, à l'exercice du contrôle et à l'esprit d'équipe. Comment maintenir la communication et avec quel outil ? Comment contrôler efficacement le travail ? Comment susciter un esprit d'équipe entre collaborateurs éloignés ?

Voici 6 solutions qui vous permettront de répondre à ces questions et de gérer efficacement vos équipes nomades ou basées loin de vous.


1. Cadrez les choses dès le départ
Il est certain qu'avec une équipe à distance, les consignes ne peuvent pas être transmises au fur et à mesure comme cela se fait quand on travaille côte-à-côte. Il vous faut donc, dès le départ, mettre les points sur les i. Qui fait quoi ? Quels process ? Quelles répartitions des responsabilités ? N'hésitez pas pour cela, à définir par écrit tous ces aspects de la relation. Également, il est primordial, puisque la discussion avec ces équipes se fait de façon plus discontinue, que vous précisiez dès le départ et dans le détail les objectifs attendus pour chacun d'entre eux. Il ne suffit pas de donner un chiffre de progression de l'activité, il faut dès le départ fournir dans le détail les clés de la réussite.

2. Renforcez la relation hiérarchique

Vous devez absolument maintenir la relation avec vos équipes, qui plus est lorsqu'elles travaillent à des milliers de kilomètres de vous. Pour cela, il est essentiel d'instituer des rendez-vous téléphoniques hebdomadaires avec elles pour faire le point, « prendre le pouls » de leur activité, de leurs réalisations et de leurs projets mais aussi leur transmettre des informations qu'elles ignorent à cause de la distance. Au-delà de l'information échangée, vous pourrez également ressentir leur état d'esprit et leur motivation, indicateurs tout aussi indispensables mais qui ne se retrouvent ni dans les reportings, ni dans les mails. En instituant ces rendez-vous téléphoniques sous forme de rituels (jours et heures précis et planifiés), vous instaurerez aussi un environnement de travail structuré qui rassurera les collaborateurs souffrant parfois de se sentir isolés et oubliés.

3. Soyez disponible
Lorsque l'on travaille loin de ses équipes, il faut savoir se montrer particulièrement disponible. Or, c'est loin d'être évident car un collaborateur éloigné qui ne connaît pas l'agenda de son manager a toutes les chances d'appeler quand celui-ci est en ligne, en réunion ou en rendez-vous. Il vous faut donc mettre en place des plages horaires de disponibilités, que vous intégrerez et partagerez avec eux dans votre agenda et durant lesquelles vous vous engagez à répondre aux sollicitations de vos collaborateurs éloignés, quelles qu'elles soient. Profitez des nouvelles technologies que nous avons désormais à disposition et qui fournissent aujourd'hui tout un éventail de solutions permettant de faciliter le travail en commun malgré la distance (documents et agendas partagés, visioconférences, chat internes).

4. Ayez des attentions

Au-delà de la simple relation de travail, il est des attentions qu'un manager doit savoir porter à ses équipes surtout lorsque celles-ci sont nomades ou éloignées. A titre d'exemple, penser à souhaiter de bonnes vacances au collaborateur qui part en congés surtout lorsqu'il n'est pas sur place, lui fera plaisir et renforcera la relation qu'il entretient avec vous. Idem lors de son retour de vacances, pensez à lui envoyer ne serait-ce qu'un simple SMS le jour de sa reprise, vous le motiverez d'une part et lui rappellerez d'autre part qu'il n'est pas isolé et important pour vous, il ne vous en sera que reconnaissant.

5. Instaurez un esprit d'équipe

Il est déjà difficile d'entretenir une relation manager-collaborateur, alors imaginez ce que c'est de maintenir une relation entre des collègues qui ne sont pas voisins ? Cela constitue un véritable challenge managérial. Pour y arriver, organisez une réunion de groupe avec les différents collaborateurs impliqués, lors du démarrage d'une nouvelle mission ou du lancement d'un nouveau produit. Même s'ils ne sont pas amenés à se côtoyer au quotidien, cela permettra d'une part de se connaître et, d'autre part, de sceller quelque chose entre eux dès le démarrage. Pour créer un esprit d'équipe, vous pouvez également confier à deux ou trois collaborateurs éloignés les uns des autres, la mission de réfléchir ensemble sur des pistes d'amélioration du projet ou du fonctionnement de l'équipe. Non seulement leurs résultats seront bénéfiques à tous mais également ce travail en commun aura permis de les rapprocher et de créer ainsi une cohésion même à distance ce qui ne peut être que positif pour l'entreprise.

6. Apprenez à faire confiance sans contrôle
En dehors du fait que manager à distance nécessite des méthodes, des techniques et des pratiques adaptées, il est primordial pour gérer efficacement, que vous sachiez faire confiance à vos collaborateurs sans pour autant devoir tout contrôler. Il n'y a que comme cela que vous arriverez à manager à distance efficacement et si ce trait de caractère n'est pas inné chez vous, vous devez absolument apprendre à le développer. Si vous cherchez à contrôler tout ce qu'il fait, votre collaborateur ressentira cela comme du flicage et un manque de confiance qui ne feront que le démotiver. Apprenez à lâcher prise, fournissez à votre collaborateur un cadre qui lui permette de bien faire son travail (lui transmettre les informations utiles, s'assurer de ses capacités...) et pour le reste, les résultats parleront d'eux-mêmes...

En suivant ces conseils, vous devriez pouvoir gérer plus efficacement vos équipes nomades ou basées loin de vous. Toutefois, la rencontre physique reste nécessaire dans certains cas en particulier lors des recadrages, qui n'auront jamais autant d'effet par téléphone et des entretiens annuels qui méritent un entretien en face-à-face pour améliorer la communication.

Philippe Montant Directeur Général ExeKutive.biz