Mettre en place un plan de communication interne efficace

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 Essentielle pour l'entreprise et ses salariés, la mise en place d'une communication interne est un exercice délicat. C'est en effet une démarche qui ne s'improvise pas et qui nécessite d'être bien structurée. Voici donc les questions à se poser (et leurs réponses) pour élaborer un plan de communication efficace.


1-Quand communiquer ?
Une communication efficace n'est valable que dans la durée. Une entreprise doit élaborer un plan annuel dont l'objectif est de relayer sa stratégie, susciter l'adhésion de ses salariés, créer un lien et développer une culture commune. Et cela doit se décliner dans la communication au quotidien.
Cela ne doit pas empêcher de mener des actions plus ponctuelles, en fonction des circonstances extérieures, des changements et des lancements de projets. Ces moments importants sont divers : réorganisation de l'entreprise, changements dans l'équipe de direction, lancement d'un nouveau produit ou service stratégique mais également fusion ou rachat de la société et licenciement économique.

2-Comment segmenter ses salariés pour mieux communiquer ?
Faut-il tout dire à tout le monde ?

Il ne faut en tous cas pas dire les choses de la même manière. L'une des premières étapes de la réalisation d'un plan de communication est donc la segmentation de la cible (par niveau hiérarchique par exemple). Il existe également d'autres segmentations plus fines, qui permettent d'adapter sa communication au public pour une meilleure efficacité : différencier les salariés impliqués dans le projet de ceux qui ne le sont pas ou bien communiquer par groupe de travail homogène.

3-Que dire ?

Une fois l'objectif et la cible déterminés, il s'agit de se demander quel message précis on souhaite faire passer. Suite à un licenciement économique, par exemple, on peut opter pour une communication axée sur la rationalité économique, avec un discours officiel du type : « La concurrence a été sévère et les résultats mauvais ces derniers mois, aussi, devons-nous mettre nos moyens en adéquation avec l'activité ». La forme que prend le message peut être adaptée en fonction de la cible. On ne communiquera ainsi pas de la même manière sur le thème de la responsabilité sociale de l'entreprise à des employés de bureau et à des cadres supérieurs. Les premiers, souvent peu sensibilisés, ont surtout besoin d'être informés sur la question. Les seconds doivent surtout être convaincus que la politique de l'entreprise en la matière est la bonne.

4-Comment faire passer son message ?

On distingue 3 grandes techniques de communication. La communication directe est celle qui permet la plus grande individualisation du message. Il peut s'agir de rendez-vous en face-à-face, d'e-mails personnalisés ou de réunions de groupe. D'autres méthodes permettent de toucher facilement un plus grand nombre de personnes. C'est le cas de la communication médias (intranet, journaux d'entreprise...) et de la communication dite « événementielle ». Cette dernière peut revêtir la forme de séminaires et conventions, mais peut également découler de la réutilisation en interne d'actions propres à la communication institutionnelle (sponsoring, mécénat...).

5-Quel média choisir ?
Ces dernières années ont vu les supports de communication fortement évoluer. Si les médias ""papier"" (dépliants, affiches, journaux d'entreprise) sont toujours autant répandus, les médias électroniques ouvrent aujourd'hui de nouvelles possibilités à la communication interne.
L'intranet a notamment permis de donner plus de souplesse et de réactivité aux rédacteurs du journal interne et a facilité l'interactivité. Devenue financièrement abordable et techniquement faisable, la vidéo a également pris de l'importance. Intégrée dans un mail ou dans un intranet, elle permet une communication plus vivante. Dans tous les cas, le choix du média doit tenir compte de la cible visée et du message à faire passer.

6-Pour quelle efficacité ?

Mesurer l'impact d'une action, surtout quand elle a nécessité un budget, est indispensable. Il peut s'agir d'interroger les salariés cibles pour, dans un premier temps, savoir s'ils ont compris l'objectif de la campagne et s'ils l'ont appréciée et, dans un second temps, évaluer son impact sur leur comportement. Pour les campagnes les plus stratégiques, une enquête quantitative (questionnaire) et qualitative (réunions en petits groupes) aidera aussi à la remontée d'informations. La communication interne dans l'entreprise est une étape essentielle à la bonne santé de celle-ci. Néanmoins, trop de communication tue la communication.

En effet, un surplus d'informations est néfaste car le salarié ne saura plus faire le tri entre les informations utiles et obsolètes. Il est donc nécessaire de trouver un juste milieu dans sa stratégie de communication. Dans un moment de crise, il sera en effet très important de mettre en place une forte politique de communication tandis qu'en période de prospérité, une communication restreinte sera suffisante à la bonne marche de l'entreprise.


Philippe Montant Directeur Général ExeKutive.biz