Comment réussir l'organisation d'un événement professionnel ?

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Organiser une conférence, un forum, un séminaire ou un colloque peut sembler assez simple à première vue mais pourtant, la réussite de tels événements implique de suivre des règles bien précises. Voici les principaux conseils clés qui vous permettront de réussir l'organisation de votre évènement corporate, que ce soit en interne ou auprès de vos clients.


1-Définir le public cible et choisir un thème porteur
La première étape dans l'organisation d'un événement est la définition du public visé. On ne s'adresse pas de la même façon à ses clients, à ses partenaires et à ses cadres en interne. Il faut ensuite trouver le bon sujet et le bon titre. Pour cela, il ne faut pas chercher à traiter des thèmes déjà à la mode au moment de la préparation de l'événement mais plutôt s'efforcer de trouver le sujet qui montera en puissance dans les prochains mois.

2- Trouver un intervenant qui suscite l'intérêt 

Le choix de l'intervenant est tout aussi important. En général, pour un colloque en interne, il est conseillé de faire appel à une personne extérieure à l'entreprise, de préférence connue. A l'inverse, l'intervention d'une personne de la société est plus appropriée pour un événement à destination de ses clients.

3- Réserver à l'avance une salle adaptée
En parallèle à ces démarches, la sélection et la réservation de la salle doit être effectuée le plus en amont possible. En effet, le choix du lieu de l'événement est primordial. C'est même à la limite, le premier élément dont il faut s'occuper, voire même avant le choix du sujet. Il faut s'assurer que la salle soit bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située, c'est-à-dire bien desservie par les transports, où l'on peut se garer facilement et dans une zone adaptée au public visé.

4- Choisir une date et un horaire appropriés

Autre élément à prendre en compte : le choix de la date. Il faut faire très attention au calendrier et proscrire absolument les périodes de vacances scolaires ainsi que certains jours de la semaine comme le lundi et le vendredi par exemple. Avant de poser une date, il faut penser à vérifier dans son environnement professionnel qu'aucun grand événement sectoriel ou événement similaire ne se déroule pendant ou autour de la période choisie. Côté horaires, pour un événement qui dure 1h30, la fin d'après-midi est conseillée. Pour une conférence organisée avec des invités externes, le créneau de 18h à 19h30 est plus approprié. Un cocktail sera le bienvenu car il pourra permettre aux personnes présentes de faire connaissance et de discuter. Pour un événement interne à l'entreprise, on peut avancer l'heure à 17h30.

5- Envoyer les invitations à temps et effectuer les relances
Tout l'art est de savoir inviter ni trop à l'avance, ni trop tard. Pour un événement externe, il faut que la réception de l'invitation se fasse au moins trois semaines avant le jour J en tablant sur un ratio d'une personne présente sur 10. Pour un colloque interne, quinze jours suffisent. L'invitation peut être lancée par courrier mais le plus simple aujourd'hui est l'envoi par e-mail, avec un outil de gestion des contacts.
Celui-ci permet de simplifier les envois en nombre, de le faire à moindre de coût, de gérer les réponses et enfin, d'effectuer les relances dans les huit jours précédent l'événement.

6-Assurer une répétition quelques jours avant l'évènement
Quelques jours avant l'événement, il est utile de procéder à une répétition, pour caler les derniers détails avec l'intervenant, tester le slide show et mettre en place les éventuels éléments techniques avec la régie (audio, vidéo...). Ceci permet d'éviter les mauvaises surprises et aléas de dernier moment.

7-Prévoir des badges pour les personnes présentes
Le jour même, il faut particulièrement prendre soin de badger les personnes présentes pour faciliter l'identification et ainsi permettre aux personnes d'entrer en contact plus aisément. Vous pouvez également organiser un cocktail au terme de l'événement pour faciliter les échanges autour d'un verre.

8-Envoyer un compte-rendu
Enfin, pensez à envoyer dans la semaine qui suit, le compte-rendu de la journée par e-mail en y joignant les slides présentés durant la conférence ainsi qu'une fiche d'appréciation (il est plus efficace de le faire quelques jours après l'événement plutôt que le jour même).
Vous pouvez également mettre l'ensemble de ces éléments en ligne sur le site Internet de votre société, à destination de tous, ou sur l'Intranet si vous en avez un, dans le cas d'un événement interne. Vous pouvez également ajouter à ces documents une courte interview de l'intervenant sur le sujet traité. L'organisation de tels évènements peut tout à fait être assurée en interne par un responsable dédié assisté d'une autre personne. Le département RH participe également en fournissant la liste des personnes à inviter.
Par contre, certains appels d'offre sont incontournables : traiteur, société en charge de la rédaction du compte-rendu, traducteur éventuel, recours à un outil de gestion électronique, prestataires externes pour la gestion des invitations par e-mail ou la création d'un site dédié à l'événement... Dans tous les cas, cela dépendra de votre budget et des compétences en interne que vous pourrez mobiliser pour cet évènement.


Philippe Montant Directeur Général ExeKutive.biz